Factuurhistorie veilig migreren

Direct antwoord: migreer klanten, open posten, terugkerende afspraken en relevante historie gecontroleerd. Bewaar originele facturen onafhankelijk, leg het laatste gebruikte factuurnummer vast en test de nieuwe keten vóór de omschakeling. Zo voorkomt u dubbele verzending, ontbrekende betalingen en onverklaarbare nummering.

Bepaal wat echt moet verhuizen

Maak een inventaris van klanten, contactgegevens, artikelen of diensten, open offertes, open facturen, credits, betaalstatussen en terugkerende afspraken. Scheid actieve werkdata van historie die alleen toegankelijk en reconstrueerbaar moet blijven. Niet elk oud veld hoeft in het nieuwe proces te worden geïmporteerd.

Leg per gegevensgroep bronhouder, eigenaar, exportformaat en controletotaal vast. Controleer welke persoonsgegevens nog nodig zijn met de algemene uitgangspunten van de AVG. Een migratie is geen reden om verouderde contactlijsten ongemerkt te kopiëren.

Sluit de oude nummering beheerst af

Noteer het laatste verzonden factuurnummer en alle nog open concepten. Kies een ondubbelzinnig omschakelmoment en voorkom dat twee systemen tegelijk definitieve facturen uit dezelfde reeks maken. Verwijder concepten niet voordat duidelijk is of ze worden afgerond, opnieuw opgebouwd of bewust vervallen.

Gebruik de officiële factuureisen om de eerste nieuwe factuur inhoudelijk te controleren. Laat de passende administratieve deskundige bepalen welke nummeringsinrichting voor de concrete situatie nodig is; software vervangt die beoordeling niet.

Reconcileer klanten en open posten

Tel vóór export klanten, open facturen, credits en openstaand bedrag. Herhaal die telling na import en onderzoek ieder verschil. Gebruik een steekproef met een gedeeltelijk betaalde factuur, credit, buitenlands adres en afwijkende betalingstermijn.

Koppel een betaling na de omschakeling aan een oude open post. Controleer waar de uiteindelijke status wordt bijgehouden en hoe die terug te vinden is vanuit klant en bank. Voorkom dat een geïmporteerde factuur per ongeluk opnieuw aan de klant wordt verzonden.

Bouw terugkerend werk opnieuw op

Maak een lijst van abonnementen, periodieke facturen, indexatieafspraken en geplande herinneringen. Vergelijk eerstvolgende datum, bedrag, omschrijving, ontvanger en eventuele einddatum. Importeer geen automatisch schema zonder een menselijke controle op deze velden.

Voer één cyclus in testmodus uit. Controleer concept, factuurvelden, communicatie en boekhoudexport. Pauzeer automatische herinneringen rond de omschakeling totdat oude en nieuwe betaalstatus aansluiten; een dubbele herinnering is zowel klantonvriendelijk als lastig te reconstrueren.

Bewaar originelen en bewijs onafhankelijk

Download originele facturen, credits, bijlagen, betaaloverzichten en relevante wijzigingshistorie vóór beëindiging. Open een selectie buiten de oude toepassing en leg vast welke index of verwijzing nodig is om documenten later terug te vinden. Een exportbestand zonder leesproef is geen afgerond archief.

Plaats dit dossier in het kader van de officiële uitleg over administratie bewaren. Verifieer bewaartermijn en inhoud voor de eigen situatie bij een passende bron of deskundige; neem geen onbewezen algemene termijn uit een productdemo over.

Schakel om met een ondertekende controlelijst

Laat een verantwoordelijke de aantallen, bedragen, nummering, eerste factuur, oude betaalroute, terugkerende afspraken en archieftest aftekenen. Bewaar exports met datum en checksum of een andere integriteitscontrole. Noteer afwijkingen, eigenaar en herstelbesluit in hetzelfde dossier.

Houd het oude systeem alleen parallel beschikbaar zolang daar een expliciet controledoel voor bestaat. Rond pas af wanneer een tweede gebruiker een oude factuur én de eerste nieuwe transactie zelfstandig kan reconstrueren.