Demo-checklist voor facturatiesoftware

Direct antwoord: laat iedere kandidaat dezelfde opdracht uitvoeren: klant aanmaken, voorschot en eindfactuur maken, deelbetaling verwerken, fout corrigeren, credit sturen en alles exporteren. Scoreer bewijs en handwerk. Een vrije producttour maakt demonstraties aantrekkelijk, maar niet vergelijkbaar.

Bereid één controleerbaar klantdossier voor

Gebruik een fictieve klant, vaste opdracht, aanvullende uren en vooraf betaald voorschot. Schrijf de verwachte factuurregels, bedragen en betaalmomenten op voordat de demo begint. Voeg een oud adres en onvolledige referentie toe om correctie te kunnen testen.

Controleer de benodigde inhoud vanuit de officiële Nederlandse invoice requirements. Laat voor de concrete situatie passende administratieve beoordeling bepalen wat de juiste uitkomst is. De demonstrator voert het scenario uit, maar bepaalt niet de norm.

Volg afspraak naar eerste factuur

Laat klantgegevens, omschrijving, tarief, voorschot en betaaltermijn via de normale werkwijze invoeren. Tel handmatige stappen, kopieerwerk en beslissingen die buiten de toepassing plaatsvinden. Noteer waar de oorspronkelijke afspraak terug te vinden is vanuit de factuur.

Open het concept met een tweede gebruikersrol. Die gebruiker moet bedrag, ontvanger en bron kunnen controleren zonder alle beheerrechten te krijgen. Markeer iedere uitleg die alleen mondeling door de demonstrator wordt gegeven als overdrachtsrisico.

Forceer wijziging en deelfactuur

Wijzig de scope nadat het voorschot is gemaakt. Voeg extra uren toe en laat een eindfactuur opstellen zonder het voorschot dubbel te tellen. Controleer de relatie tussen afspraak, eerdere factuur en nieuw bedrag. Meet hoeveel herstel nodig is wanneer één regel verkeerd wordt ingevoerd.

Verstuur in de testomgeving of gebruik een duidelijke simulatie. Bewaar het getoonde document en de gebruikte instellingen. Een soepel scherm bewijst niet dat iedere afwijkende projectvorm automatisch correct wordt verwerkt.

Test betaling, betwisting en credit

Registreer een deelbetaling met afwijkende betalingsreferentie. Markeer daarna het resterende bedrag als betwist en controleer of geplande communicatie kan worden gepauzeerd. Maak ten slotte een gedeeltelijke credit en volg de nieuwe openstaande status terug naar beide documenten.

Vraag wie een fout mag herstellen en welke historie zichtbaar blijft. Laat een tweede medewerker het uiteindelijke bedrag reconstrueren. Wanneer alleen het eindsaldo begrijpelijk is, ontbreekt bewijs over de route daarheen.

Beoordeel toegang en export

Gebruik fictieve persoonsgegevens en toets rollen, testdata en ondersteuningsinzage aan de algemene uitgangspunten van de AVG. Test het verwijderen van een testgebruiker zonder de noodzakelijke transactiehistorie onbegrijpelijk te maken.

Exporteer klant, facturen, credits, betaalstatus en relevante historie. De Belastingdienst licht de bewaarplicht voor administratie toe. Open de export buiten het pakket; een downloadknop alleen is geen leesbaarheidstest.

Gebruik een vaste bewijsscore

Scoreer wijziging, deelfactuur, betaling, credit, rollen, export, handwerk en open aannames. Voeg per veld een screenshot, bestand of korte observatie toe. Gebruik niet getest wanneer tijd of toegang ontbreekt; vul geen positieve of negatieve productclaim op basis van verwachting in.

Iedere kandidaat krijgt hetzelfde dossier en dezelfde tijd. Publiceer datum, productversie en beperkingen en herhaal de proef wanneer het eigen facturatieproces of een relevante koppeling verandert.

Leg ook vast welke aanname de uitkomst het sterkst beïnvloedt en bij welke verandering opnieuw getest moet worden.