Facturatie voor bouw en installatie

Direct verdict: test Exact Online, Teamleader Focus en MoneyMonk met één bouwproject van voorschot via termijn en meerwerk naar eindfactuur. De beste route houdt werkbon, akkoord, bedrag en betaling verbonden zonder dat de administratie operationele gegevens opnieuw moet uitvinden.

Teken bronnen rond het project

Leg vast waar offerte, planning, werkbon, materiaal, uren, meerwerk, factuur en betaling ontstaan. Wijs per gegeven één bronhouder aan. Facturatiesoftware hoeft niet de werkbonbron te zijn, maar moet een controleerbare overdracht ondersteunen.

Gebruik een fictief project met duidelijke bedragen en verantwoordelijkheden. Laat projectleider en financegebruiker vooraf de verwachte factuurmomenten en bewijsstukken benoemen.

Maak voorschot en termijn

Voer een voorschot en eerste termijn uit bij Exact Online, Teamleader Focus en MoneyMonk. Controleer de documenten met de officiële invoice requirements. Laat de concrete fiscale behandeling passend beoordelen; de softwaredemo bepaalt die niet.

Wijzig daarna een klantreferentie en termijnbedrag. Noteer wie goedkeurt, welke historie zichtbaar blijft en hoeveel handmatig herstel nodig is. Verifieer productfuncties alleen in de actuele, gedateerde configuratie.

Voeg een inhouding of uitgestelde component toe wanneer dat binnen het eigen contractproces voorkomt. Laat vooraf door een passende deskundige bepalen hoe dit in de test hoort te worden weergegeven. Beoordeel vervolgens of openstaand bedrag en volgende termijn begrijpelijk blijven.

Volg meerwerk vanaf de werkbon

Voeg extra materiaal en uren toe nadat de oorspronkelijke scope is goedgekeurd. Laat klantakkoord, werkbon en factuurregel aan elkaar koppelen of documenteer de overdracht. Trek vervolgens een niet-uitgevoerd onderdeel af.

Laat een tweede gebruiker de eindfactuur reconstrueren zonder uitleg van de invoerder. Een juist totaal is onvoldoende wanneer niet duidelijk is welke opdrachtwijziging het bedrag veroorzaakte.

Koppel ook een foto of ondertekend werkdocument aan het meerwerk, zonder echte persoonsgegevens te gebruiken. Controleer of het bewijs vanuit de factuurroute terug te vinden is en wat bij export behouden blijft. Een losse projectmap mag geen onbekende afhankelijkheid worden.

Verwerk afwijkende inkoop

Voeg een inkoopfactuur toe die afwijkt van de bestelling en bepaal wie het verschil beoordeelt. Controleer of de projectuitkomst en facturatiebeslissing worden bijgewerkt of dat een aparte controle nodig blijft. Claim geen automatische marge zonder volledige test.

Gebruik fictieve persoonsgegevens en beoordeel rollen en externe toegang met de algemene uitgangspunten van de AVG. Trek tijdelijke toegang na de proef in.

Laat projectleider en finance ieder dezelfde inkoopafwijking goedkeuren vanuit hun eigen verantwoordelijkheid. Noteer waar hun oordeel samenkomt en voorkom dat een stilzwijgende wijziging in de financiële administratie de operationele bron tegenspreekt.

Sluit factuur en betaling aan

Maak de eindfactuur, registreer een deelbetaling en voeg een kleine credit toe. Controleer openstaand bedrag, klantcommunicatie en overdracht naar administratie. Exporteer facturen, credits, betaalstatus en relevante projectreferenties.

De Belastingdienst beschrijft de bewaarplicht voor administratie. Open de export buiten het pakket en controleer of bron en correctie begrijpelijk blijven.

Kies op projectoverdracht

Scoreer Exact Online, Teamleader Focus en MoneyMonk op voorschot, termijn, meerwerk, inkoopafwijking, rollen, betaling en export. Controleer actuele prijzen, modules en werkbonkoppelingen rechtstreeks vóór aankoop.

Publiceer projectscope, datum en beperkingen en herhaal de proef wanneer de werkbonbron of termijnstructuur verandert.